REMA 1000 har digitalisert prosessen når ansatte starter og slutter i jobben. Tiden fra en nyansatt møter opp til kontrakten er signert på et nettbrett er kuttet fra dager til minutter.
Sjefen for REMA 1000, Ole Robert Reitan, forteller til Dagens Næringsliv at han ikke hadde sett for seg at en digitalisering av REMA 1000s butikker ville gå så raskt. I 2014 hadde han en drøm om at butikkene hans kunne drives fra telefonen i løpet av 2024. Endringen har gått mye raskere og i følge Ole Robert Reitan leverer den nye HR-appen allerede resultater.
– Vi merker at standarden i butikkene øker, fordi en blir mer effektive. Det frigjør tid til å være leder, ikke sitte på bakrommet og sortere fakturaer, sier Reitan til Dagens Næringsliv. Se vår kundehistorie her:
Ny kontrakt på fem minutter
Ved å digitalisere prosessene rundt ansettelser jobbes det smartere i hele virksomheten, særlig på tvers av avdelinger. Dette bidrar til at REMA 1000 sparer kostnader, og gevinsten tilfaller kundene i form av bedre evne til å holde prisene på varene nede.
– Tiden fra en nyansatt møter opp, til kontrakten er signert og tilganger gitt, er kortet ned fra dager til fem minutter. Helt uavhengig av om det er en sommervikar eller en fast ansatt. Det gir gevinst, sier Henning Hønsvall, ansvarlig for forretningsutvikling og virksomhetsarkitektur i REMA 1000.
Full kontroll på dataene
REMA 1000s nye HR-løsning setter kjøpmannen i førersetet. Den baserer seg på en tett integrert tjenesteplattform som er utviklet sammen med Communicate siden 2009 og samler alle selskapets viktigste prosesser i et digitalisert rike.
Personalsystemet er helautomatisert og sikrer at mer presise rapporter overleveres til forretningen. Feilregistreringer er et gufs fra fortiden. I tillegg kan nye prosjekter realiseres langt raskere, særlig fordi økt datakvalitet gir langt raskere utrullinger.
– Den største gevinsten ved innføring av løsningen er uten tvil kontrollen vi nå har på dataene på våre ansatte, sier Gry Gundersen Stigen, lønn- og personalsjef i REMA 1000
Slik fungerer løsningen
Alle kjøpmenn i REMA 1000 benytter en iPad med blant annet funksjonalitet for bemanning, timeregistrering og timegodkjenning. I tillegg finnes ansattdata med stilling, ansvar og lønnsprosent, samt den ansattes arbeidsavtale.
Registrering i appen «Mine Ansatte» er koblet opp mot 1881, og automatisert for å forhåndsutfylle informasjon som allerede er lett tilgjengelig. Kjøpmannen foretar all registrering av ansattinformasjon og tar bilde av den ansatte.
Løsningen er integrert med REMA 1000s backoffice-systemer og signering av arbeidskontrakter skjer elektronisk på nettbrettet. Dermed opprettes en brukerkonto automatisk, og butikkansatte mottar en SMS slik at de kan laste ned appen «Min REMA» fra App Store. Dermed kan ansatte se når de skal jobbe, og de kan bytte vakter og registrere ferie.
På samme måte kan tilganger og rettigheter automatisk fjernes når arbeidsforholdet opphører. Siden appen er integrert med grunndata har lønns- og HR-avdelingen tilgang til all nødvendig ansattdata og slipper manuelle operasjoner med dobbeltføringer. Sikkerheten og sporbarheten er svært god fordi det er brukt en smart løsning for ID-håndtering.
